TRANSPARENT DOKUMENTIEREN
Datenschutz.
So werden deine Daten im Schwundbuch verarbeitet.
Version 2026-09-20.2Verantwortlich und Kontakt
Dolff und Söhne GmbH, Walter-Delius-Str. 6, 27574 Bremerhaven, vertreten durch den Geschäftsführer Dogan Dolff. Datenschutzanfragen und Widerrufe können an diese Anschrift oder persönlich an die Geschäftsführung gerichtet werden. Weitere Unternehmensangaben stehen im verlinkten Impressum.
Wofür wir Daten verarbeiten
Das Schwundbuch dokumentiert Lebensmittelverluste in unserer Küche. Wir verarbeiten deinen Namen, Benutzernamen, deine Rolle und Freischaltung, deine Schwundeinträge mit Datum, Artikel, Menge und Grund sowie Korrekturen. Freitext soll nur sachliche Angaben zum Schwund enthalten, keine Gesundheitsdaten oder Angaben über Gäste und andere Personen.
Anmeldung und Sicherheit
Passwörter werden als Hash gespeichert, die Authenticator-Geheimnisse von Admins verschlüsselt. Wir speichern die letzte erfolgreiche Anmeldung, die Anzahl erfolgreicher Anmeldungen und die letzte Aktivität mit höchstens einem neuen Zeitstempel je fünf Minuten. Admins können diese Angaben zur Zugangsverwaltung sehen. Es gibt keine Aufzeichnung von Tastatureingaben, Bewegungsprofilen oder Arbeitszeitmessung. Zum Schutz vor Anmeldeversuchen werden außerdem gehashte Kennungen aus Benutzername bzw. IP-Adresse und Versuchszähler verarbeitet. Diese Zähler werden nach 24 Stunden bei einer späteren Prüfung bereinigt. Ein notwendiges Sitzungscookie sichert die Anmeldung; bei 30 Minuten ohne Aktivität endet die Sitzung.
Wer Zugriff hat
Mitarbeiter sehen ihre eigenen Schwundeinträge. Berechtigte Admins verwalten Konten und Artikel und sehen sämtliche Einträge, Korrekturen, Zustimmungsnachweise und Fehlerberichte. Die Anwendung liegt auf unserem Webspace bei united-domains; beauftragte Hosting-Dienstleister können technisch erforderlichen Zugang haben. Die Anwendung nutzt weder Werbetracking noch externe Analyse- oder Schriftendienste. Beim Öffnen des externen Impressums gelten die Hinweise der Unternehmenswebsite.
Favoriten, Entwürfe und Sicherungen
Persönliche Artikelfavoriten werden deinem Konto zugeordnet gespeichert. Während der Erfassung kann der Browser einen Entwurf mit Artikel, Datum, Menge, Grund und Notiz im Sitzungsspeicher dieses Tabs sichern. Er wird nach erfolgreichem Speichern oder Abmelden entfernt; beim Laden werden Entwürfe älter als 24 Stunden verworfen. Entwürfe werden nicht automatisch als Schwund abgesendet. Bei deaktiviertem Browserspeicher ist diese Hilfe nicht verfügbar. Zum Schutz vor Datenverlust werden bei Nutzung regelmäßig verschlüsselte Datenbanksicherungen auf dem Webspace erstellt; die neuesten 14 erfolgreichen Sicherungen bleiben erhalten. Sie enthalten auch Konto- und Zustimmungsdaten. Admins können Sicherungen herunterladen und müssen für sichere Verwahrung und zweckgebundene Löschung ihrer zusätzlichen Kopien sorgen. Nach Wiederherstellung sind zwischenzeitliche Löschungen und Widerrufe erneut zu berücksichtigen.
Fehlerdiagnose
Technische Fehler werden mit Zeitpunkt, Bereich, Fehlerart, Programmstelle, Häufigkeit und einer Referenznummer protokolliert. Automatische Fehlerberichte enthalten keine Passwörter, Formulareingaben, vollständigen URLs oder Inhalte von Schwundeinträgen. Browserfehler werden nach Zustimmung an diese Installation gemeldet. Manuelle Problemberichte dürfen keine Zugangsdaten enthalten. Automatische Ereignisse werden bei einem späteren Seitenaufruf 30 Tage nach dem letzten Auftreten gelöscht; erledigte manuelle Berichte nach 90 Tagen. Offene manuelle Berichte bleiben bis zur Bearbeitung erhalten. Hosting-Protokolle und deren Aufbewahrung werden separat vom Betreiber verwaltet.
Zustimmung und Nachweis
Die elektronische Zustimmung wird deinem angemeldeten Konto zugeordnet. Gespeichert werden der vollständige Erklärungstext, seine Version und Prüfsumme, der Zustimmungswortlaut und der Zeitpunkt. IP-Adresse und Browserkennung werden dafür nicht zusätzlich gespeichert. Ein Admin kann nicht für dich zustimmen. Nach einer Textänderung ist eine neue Zustimmung erforderlich.
Einwilligung und Widerruf
Die hier erbetene Einwilligung bezieht sich auf die beschriebene Verarbeitung im Schwundbuch (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Für Beschäftigte muss die Freiwilligkeit unter den Bedingungen des § 26 Abs. 2 BDSG gegeben sein. Du kannst ablehnen und dich abmelden oder eine erteilte Einwilligung hier jederzeit widerrufen. Ohne aktuelle Zustimmung ist die Nutzung dieses digitalen Schwundbuchs gesperrt; bitte kläre eine alternative Dokumentation mit der Küchenleitung. Ein Widerruf beendet deine bestehenden Sitzungen. Frühere rechtmäßige Verarbeitungen werden dadurch nicht rückwirkend unwirksam.
Aufbewahrung und deine Rechte
Kontodaten, Schwundeinträge, Änderungsverläufe und Zustimmungsnachweise werden aufbewahrt, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder eine geltende Aufbewahrungspflicht besteht. Nach Ausscheiden, Widerruf oder Wegfall des Zwecks muss der Verantwortliche prüfen, welche Daten zu löschen oder zu anonymisieren sind und welche noch auf einer eigenständigen Rechtsgrundlage benötigt werden. Ein Widerruf löscht daher nicht automatisch frühere Einträge. Du kannst insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit verlangen und dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Über konkrete Anfragen entscheidet der Verantwortliche nach den anwendbaren Voraussetzungen.